共青科技职业学院学生档案管理办法

                                                    第一章  总则

第一条 为了加强学生档案的管理，有效地保护和利用档案，更好地为 社会选拔人才服务，根据《中华人民共和国档案法》和相关法规，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 学生档案是指学校在学生管理活动中形成的，记述和反映学生 个人经历、德才能绩、学习和工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。

第三条 学生档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和 制度，严密保管，确保学生档案的齐全、完整、准确与安全，有利于学生档案的利用。 

第四条 学生档案是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据，是 高校档案的重要组成部分。

第五条 学生档案工作应纳入学生所在二级学院、学生工作处、教务处 的管理制度和工作计划，以及工作人员的职责范围。学生所在二级学院、学生工作处、教务处在布置、检查、总结本单位工作的同时，要布置、检 查、总结学生档案工作。

                                       第二章  管理体制、职责

第六条 学生档案归口学工处管理，负责办理学生档案接收、归档、鉴 定、查阅、转递等相关事宜。

学工处学生档案管理工作人员的职责是：

（一）保管国家计划内招生的学生档案。

（二）接收学生档案材料。

（三）鉴别学生档案材料。

（四）办理学生档案查阅、借阅和转递。

（五）为有关部门提供学生情况。

（六）做好学生档案的安全、保密和保护工作。

（七）办理其它有关事项。

第七条 学生所在二级学院、学生工作处、教务处应有一名负责人分管 学生档案工作，并视情况配备与学生档案相适应的工作人员，负责本单位学生档案材料的收集、整理、归档和移交工作。

第八条 学生所在二级学院、学生工作处、教务处分管学生档案工作负 责人的职责：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律、法规和规定，制定和健全 有关管理制度，确保学生档案工作纳入工作计划、管理制度和从事学生工作人员的职责范围。

（二）帮助解决学生档案工作中的实际困难。

（三）督促本单位按档案管理的要求，做好本单位归口管理的学生档 案材料的收集、归档和学生档案的移交工作。

第九条 学生所在二级学院应在新生报到工作结束后两个月内向学工 处移交新生分班名册及其电子文档；学生所在二级学院、教务处应及时将学生学籍异动通知书送交学生工作处。

第十条 学生所在二级学院在学生毕业前，提前二十天向学工处提交毕 业生档案转递方式的纸质文档和电子文档。

                                      第三章  归档范围 

第十一条 档案材料的归档范围

（一）高中阶段档案材料的归档范围（详见每年高考考生档案目录）： 普通高等学校招生考生报名登记表；普通高等学校招生考生体格检查表； 普通高等学校招生考生志愿表；高中毕业生登记表（含学籍评语、学籍管 理、成绩登记、体检表、家庭情况登记表、社会实践活动登记表、体育合格情况登记表、身体素质测试登记表）；入党入团材料等。

（二）在校期间档案材料的归档范围：

1.高等教育材料。入学登记表，毕业生登记表，鉴定表，成绩单等。

2.入党、入团材料。入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、预 备党员转正申请书、 自传、综合性政审材料及有关证明、入党积极分子考 察材料；取消预备党员资格的组织意见（记载有组织意见的入党志愿书可 归档）；入团志愿书、入团申请书、团员登记表、退团材料。

3.在校期间的奖励材料。三好学生、优秀学生干部、优秀党员、团员 等审批（呈报）表，先进事迹材料、先进事迹登记表等在校期间形成的表 彰材料。

4.违纪学生的处分材料。处分决定，免予处分的意见，上级批复，核 实（调查）报告，本人检查、交代、对处分的意见，解除处分的有关材料； 法院判决书；复查甄别报告、决定（结论），上级批复等。

5.更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间等材料。个人申请、组 织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。

6.出国材料。因公（私）出国（出境）审查表、备案表，在国外表现 情况材料、学习情况材料或鉴定材料。

7.健康材料。高考招生体检表，新生体检表等。 8.其他有价值的材料。

                                         第四章  对归档材料的要求

第十二条 归档材料必须注明学生所在二级学院、年级、班级和学号。 

第十三条 归档材料必须是办理完毕的正式材料。

第十四条 归档材料必须完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，有 承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

第十五条 归档材料必须手续完备，凡规定由组织审查盖章的，需有组 织盖章；规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或 意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未 签字的，可由组织注明。

第十六条 归档材料原则上应使用国家统一规格 16K 的办公用纸，材料 左边应留出 2.5 厘米的装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复 写纸书写。

第十七条 归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上 注明原件保管单位，并加盖公章。

第十八条 学工处对不符合归档要求的档案材料，有权拒收或退还归档 单位，并限期改正后归档。

                                               第五章  档案的管理与责任追究

第十九条 教务处应在学生学籍变更后两周内报学生工作处，学工处根 据学生学籍异动通知书及时完成学生档案的移动工作，并在学生分班名册 中做好变更记录。

第二十条 任何单位和个人，均不得将归档材料外的材料归入学生档 案，更不得伪造档案材料归档，否则，按《中华人民共和国档案法》追究 法律责任。

                                               第六章  档案移交和档案材料归档时间

第二十一条 新生档案均由学生所在二级学院收集齐全，并于新生报到 工作结束后两个月内，按学生分班名册向学工处统一移交。新生档案未收 到的，由学生所在二级学院负责与新生本人联系，并通知学生工作处、招 生办公室，由招生办公室负责与新生原所在学校、教育部门或单位联系， 尽快收齐并移交学工处。在日常工作中，学工处若发现学生进校前的档案 材料不齐全、不完整情况或根本没有，书面通知学生所在二级学院和招生 办公室，由招生办公室负责与学生原所在学校、教育部门或单位索取所缺 材料。自通知后三个月内，招生办公室负责书面回复学工处索取新生档案 情况。

第二十二条 在校期间形成的学生档案材料，在档案材料形成后一个月 内向档案馆归档；档案材料形成后因各种原因没有及时归档或归档时间已 在学生毕业前一个月内的，按第七章“对集中归档的要求 ”办理。

第二十三条 成批转递毕业生档案时，各单位按第七章“对集中归档的 要求 ”办理。

                                               第七章  对集中归档的要求 

第二十四条 集中归档的要求

（一）归档材料：

1.见第三章第十一条第二款。

2.毕业生登记表应加盖相关主管部门的公章。 3.成绩单应加盖学校教务处公章。

（二）对归档材料的要求：

1.学生所在二级学院在档案材料送到学工处之前，应把每位毕业生的 材料集中在一起。

2.将归档材料按专业、班级分开，并按学号的先后顺序依次排列。

3.依照学工处的日程安排，按要求将档案材料归入每个毕业生的档案 袋中。

4.学生所在二级学院将所缺材料以班为单位做好统计，列出明细清单， 交学工处备查。

5.以上各项工作均由学校所在二级学院分管学生工作的负责人组织人 员完成。

                                               第八章  档案的利用

第二十五条 查阅和借用档案，应遵守以下规定：

（一）查阅学生档案应填写《查阅学生档案证明》， 经所在二级学院 的党支部负责人签字、盖章，方可查阅。

（二）单位应派工作人员到学工处查阅档案，学生不能自行查阅档案。

（三）档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经学工处 负责人批准后，方可借出，借出时间不得超过 3 天（含休息日）；借出档 案不得擅自转借他人。

（四）查阅和借用档案应严格履行登记手续。

（五）学生所在二级学院只能查阅本二级学院的学生档案；其它单位 查阅学生档案，需经学工处负责人批准后，方可查阅。

（六）借用和查阅档案的单位或个人不得擅自复制档案的内容，确因 需要需从档案中取证的，必须经学工处负责人批准后，才能复制。

（七）查阅档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽 取、撤换档案材料；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，对违反者， 应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》给予处罚。

（八）学工处根据规定，确定是否提供或提供什么材料。

                                      第九章  档案的转递

第二十六条 学工处保管的学生档案由学工处通过合适的方式转递或 派专人送取。用人单位人事部门办事人员可凭单位介绍信领取档案。

第二十七条 转出档案时，不得扣留档案材料。

第二十八条 学生毕业时找不到档案接收单位的，可以申请学工处暂时 保管，最长期限两年。超过规定期限或未申请的学生档案，学工处将按相关规定交由社会人事代理机构代为保管，费用由学生本人承担。

                                          第十章  附 则

第二十九条 本办法自公布之日起施行。 

第三十条 本办法由学工处负责解释。