共青科技职业学院档案工作管理职责规定

                                      第一章 总 则

第一条  为了加强档案的收集、整理和归档工作，提高学校档案管理 水平，有效地保护和利用档案，更好地为教学、科研、党政、后勤管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《江西省档案管理条例》和 《普通高等学校档案管理办法》，结合学校实际，制定本条例。

第二条  我校档案，是指校内各单位在教学、科研、党政、后勤等工 作以及其他各项活动中直接形成的对学校、国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的文件材料。

第三条  档案工作是学校工作的重要组成部分；是学校建设与发展的 重要基础工作之一；是维护学校历史真实面貌的一项事业。各级领导应加强对档案工作的领导，要把档案工作纳入学校整体发展规划，纳入各类管 理人员的职责范围和工作程序中。

第四条  档案工作必须严格执行国家和学校的保密制度，维护档案完整与安全。

                           第二章 组织机构与职责

第五条  学校档案工作由分管校领导负责，校档案馆对学校档案工作 进行规划、协调、监督、指导和集中统一管理。档案馆既是学校档案工作 的行政管理职能部门，又是学校档案的业务机构，在业务上接受上级档案 工作行政管理部门的指导、监督和检查。

第六条  学校档案馆具有档案行政管理和档案业务管理与服务双重职 能。其职责是：

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学 校档案工作；

(二)拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

(四)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

(五)开展档案的开放和利用工作；

(六)开展学校档案工作人员的业务培训：

(七)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教 育功能；

(八)开展档案学术研究和交流活动。

第七条  学校档案馆设馆长一名，设副馆长一名。 馆长、副馆长，应当具备以下条件：

(一)热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；

(二)有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；

 (三)年富力强，身体健康。

第八条  各部门、二级学院应加强对档案工作的领导，必须有一名负 责人分管该单位的档案工作，并配备一名或数名专兼职档案员负责本单位档案的收集、积累、整理、立卷和移交工作。

第九条  专兼职档案工作人员应当认真执行党和国家的方针政策，遵 纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。专兼职档案员队伍应当保持相对稳定。

第十条  各部门、二级学院等部门档案管理人员的职责是：

(一)认真贯彻执行学校制定的有关档案工作的管理办法和规章制度。

(二)负责本单位、本部门文件的收集、整理和立卷归档工作。

(三)负责本单位、本部门档案的保管、利用和移交工作。

                         第三章 档案的收集

第十一条  根据《高等学校档案实体分类法》的规定和我校具体情况， 我校按（一）党群，（二）行政，（三）教学，（四）科研，（五）基建,（六） 设备，（七）出版，（八）外事，（九）财会，（十）声像等十大类进行归档， 以上十大类归档范围包括纸质、实物等各种形式和载体的文件材料。

第十二条  各职能部门或个人在其从事教学、科研、党政、后勤管理等活动中直接形成的，对学校、国家和社会有保存价值的各种载体形式的文件材料，必须按照规定要求，将该归档的文件材料收集齐全后向学校综 合档案室移交，任何部门和个人都不得以使用方便为由私自保存和留为己 用拒绝归档。

                       第四章 档案的管理

第十三条  档案馆对移交来的各类档案按有关规定整理立卷。

第十四条  建立档案统计制度，对档案的收进、移出、利用情况进行 统计，并按规定向上级业务部门报送档案工作情况统计表。

第十五条  档案分永久、30 年、10 年三种保管期限。

第十六条  对保管期限已满的档案要重新鉴定来决定存毁。已失去保 存价值的档案，在征得有关单位同意并登记造册，报主管领导签字后方可销毁。销毁档案时必须有两人监督，并在销毁清册上签名。

第十七条  凡属保密档案（党委会、校长办公会记录）应由专人保管， 并严格执行档案借阅制度。保密档案原则上不借阅（只存档）。确因工作需要必须查阅的保密档案，必须经学校领导签字同意，并限制在阅档室内只 查阅须查阅的有关部分。保密档案严禁借出。对必须借出的档案，按规定在办妥有关的手续后，要严格控制借出的时间。

第十八条  档案工作人员要定期检查档案的保管状况，做到八防（防 火、防水、防潮、防盗、防霉、防虫、防尘、防光）；对破损或变质的档案， 要及时修复或复制。遇到特殊情况，及时报告、及时处理。

第十九条  按有关规定，档案办公室、阅文室、档案室要三分开。档 案室为机要重地，非本室工作人员不得入内。

                            第五章 档案的利用

第二十条  学校保存的档案，主要为本校教学、科研、管理等各项工 作服务。除少数（保密）档案有规定外，均可查阅借阅。

第二十一条  档案馆应制定档案借阅、复印制度，提供检索工具，为 利用者提供方便。

第二十二条  凡有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅，并可以摘录和复制。

第二十三条  对借出的档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失， 应及时查清原因并写出书面报告，根据不同情况，按规定对有关当事人严 肃处理。

                         第六章 奖励与处罚

第二十四条  学校应将考核、奖惩制度纳入有关档案人员的职责范围。

第二十五条  学校及有关单位对有下列事迹之一的，应当给予奖励。

（一）对档案的收集、整理、立卷、归档、提供利用档案做出显著成 绩的；

（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；

（三）将重要或珍贵档案捐赠给学校的；

（四）同违反档案法律、法规作斗争，表现突出的。

第二十六条  有下列行为之一的，由档案部门责令限期改正；情节严 重的，报校领导批准，对直接责任人员或主管责任人员给予行政处分；造成损失的，责令赔偿。

（一）将职务活动中形成的应当归档的文件、材料据为己有，拒绝交 档案部门归档的；

（二）损毁、丢失学校档案的；

（三）档案工作人员玩忽职守，造成档案丢失损坏的；

（四）未经批准，擅自提供、抄录、公布、销毁学校档案的；

（五）泄露应当保密的档案内容的；

（六）涂改、伪造档案的。

                                    第七章 附 则

第二十七条  本条例由学校党政办公室负责解释。

第三十八条  本条例自公布之日起施行。